Instrucciones prácticas 

Antes de la conferencia de prensa

Comience la planificación varias semanas antes de la celebración de la conferencia de prensa.

1.    Defina el mensaje

Su mensaje debería resumirse en tres a cinco elementos fundamentales. Si una fecha, una hora, una dirección o un número de teléfono u otra información concreta forma parte del mensaje, enúncielos más de una vez y muéstrelos prominentemente en su carpeta de prensa. Verifique dos o tres veces dicha información.

2.    Programe la fecha y la hora.

Asegúrese de que la fecha y la hora de la conferencia de prensa no coincidan con la de otros acontecimientos o plazos de prensa. Consulte con los medios de comunicación locales y los servicios de noticias acerca de estos plazos o acontecimientos. También averigüe cuáles son los días de la semana más tranquilos y trate de organizar su conferencia en uno de estos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los martes, miércoles y jueves son los mejores días para conferencias de prensa, ya que por lo general se consideran tranquilos (salvo acontecimientos imprevistos o noticias de último momento). En muchos países, la mejor hora para programar su conferencia de prensa es entre las 10.00 y las 11.00 horas, para garantizar la máxima cobertura mediática. En algunos países, los desayunos de información temprano por la mañana también podrían servir para atraer la asistencia de los medios de comunicación.

3.    Elija el sitio

Elija un lugar para la conferencia de prensa al que sea fácil llegar y que no exija demasiado tiempo de viaje a los periodistas. Idealmente, el sitio debería ser de interés visual y guardar relación con el tema, por ejemplo, un edificio público, un juzgado o una clínica local. Elija un lugar con poco ruido de fondo (por ejemplo de tráfico, teléfonos o aviones), y con suficientes tomas de electricidad y cables de extensión para la iluminación y otros fines.

4.    Seleccione y capacite a los participantes

Los oradores deben estar bien informados y expresarse claramente. Deberían estar en condiciones de responder a las preguntas y observaciones de la prensa. Las personas de mucha credibilidad, como políticos locales, el director de una organización conocida, un médico o un juez, pueden constituirse en portavoces eficaces. Los testimonios de primera mano de las personas afectadas por la cuestión pueden ser sumamente poderosos y convincentes. Si las supervivientes de la VCM prestarán declaración en una conferencia de prensa, garantice que estén preparadas psicológicamente para ello y que se sigan estrictamente las normas éticas. Prevea las dificultades que podrían surgir durante la actividad.

Orientación para los participantes:

• Sea claro y conciso. Evite usar jerga, retórica, digresiones o lenguaje virulento.
• Dé por sentado que su público es inteligente: evite sonar condescendiente.
• No juguetee con ningún objeto ni toque nada; distrae al público y le hace parecer nervioso.
• La apariencia importa. Los participantes deberían estar bien vestidos y de forma apropiada a la ocasión.
• Siempre diga la verdad. Si no conoce la respuesta a una pregunta, dígalo. No exagere, no dé cifras que no estén respaldadas por pruebas y no formule opiniones como si fueran hechos.

Encuentre un moderador que tenga experiencia con la prensa y en relación con el tema, para que facilite la conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El moderador también dirige preguntas a los participantes apropiados. Si no tiene experiencia en materia de conferencias de prensa, asista a la conferencia de prensa de un grupo diferentes para familiarizarse. Lleve a cabo un ensayo general, es decir un simulacro privado de la conferencia de prensa. Los oradores deberían tener guiones para memorizar los tres a cinco temas principales, y no hablar durante más de tres a cinco minutos cada uno. Durante el ensayo, haga que un miembro de su grupo formule preguntas complejas como preparación para situaciones difíciles que podrían presentarse en la verdadera conferencia de prensa.

Una respuesta adecuada a una pregunta difícil o ambigua sería: "Esa es una buena pregunta, pero no está dentro del alcance de esta conferencia de prensa. Nuestro tema de hoy es...” Si la pregunta es legítima pero usted no conoce la respuesta a ella, llame a otra persona de su grupo o verifique la respuesta y vuelva a dirigirse al periodista más tarde.

5.    Establezca contacto con los medios de comunicación

Cree una lista de direcciones de periodistas y editores de estaciones de televisión, directores de noticias de estaciones de radio y de los principales diarios, y editores de periódicos semanales y servicios de noticias. Asegúrese de que incluya periodistas que hayan cubierto la cuestión en los últimos meses. Envíe su anuncio de prensa aproximadamente una semana antes de la celebración de la conferencia de prensa y luego vuelva a hacerlo el día anterior a la reunión.

6.    Haga el seguimiento con los medios de comunicación

Haga el seguimiento de su anuncio mediante contactos telefónicos con los principales medios de difusión el tercer día después de haberlo enviado y nuevamente por la mañana de la conferencia de prensa.

7.    Elabore una carpeta de prensa y prepare un número suficiente de copias

8.    Prepare la sala

• Verifique la ubicación de las tomas de electricidad para los micrófonos y las luces
• Prepare la sala con una mesa suficientemente larga para que se ubiquen todos los portavoces, con tarjetas de identificación
• Disponga lugares suficientes en la sala para los periodistas y su equipo
• Exhiba elementos visuales detrás de la mesa de los oradores, por ejemplo diagramas y carteles

Prepare una hoja de asistencia

• Disponga de café, té, agua y otros refrescos

En la conferencia de prensa

• Dé la bienvenida a los miembros de la prensa a medida que lleguen. Pídales que firmen, aclarando el medio para el que trabajan y deles una carpeta de prensa. Determine el número de medios de difusión presentes en la lista de firmas. También establezca contacto personal con los representantes de los principales medios antes y después de la conferencia de prensa.
• Grabe o filme la actividad, para sus propios registros y para el posible uso por los medios de comunicación en el futuro
• Comience la conferencia de prensa lo más puntualmente posible. Invite al moderador a dar la bienvenida a los representantes de los medios y presentar la cuestión y a los participantes.
• Cada participante debería hablar durante un máximo de tres a cinco minutos, para presentar sus tres a cinco puntos fundamentales
• Después de todas las presentaciones, el moderador debería recibir las preguntas de la prensa y dirigirlas a los participantes apropiados
• Después de 30 a 45 minutos, ponga fin a la parte oficial de la conferencia de prensa. Agradezca a los participantes su presentación y a los medios su asistencia. En muchos casos, podría ser necesario alentar a los medios a que mantengan una conversación informal con los oradores.

Después de la conferencia de prensa

• Establezca contacto con representantes de los principales medios de difusión. Si mantiene una conversación con ellos, lo recordarán cuando necesiten información acerca de la cuestión. Al examinar el registro de asistencia, podrá determinar cuáles de los principales medios no estuvieron representados. Envíeles un comunicado de prensa y una carpeta de prensa, o una grabación de la actividad, o programe una entrevista con un periodista y uno de los oradores de la conferencia de prensa.
• Analice la conferencia de prensa con otros miembros de su organización que asistieron a ella. ¿Qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? ¿Y cómo puede mejorar la próxima conferencia de prensa que organice?

(adaptado del conjunto de instrumentos (en inglés), Universidad de Kansas, Estados Unidos)