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Gestión de documentos y registros

¿Por qué es importante que los proveedores de servicios documenten?

  • Los refugios y los servicios de los refugios reciben información sumamente personal sobre las mujeres y las niñas que buscan ayuda y sobre sus familiares. Es importante establecer sistemas para la gestión de esta información con el fin de garantizar su seguridad y confidencialidad mientras se encuentran en el refugio y respecto a todo servicio que reciban.
  • Las mujeres que llegan a los refugios pueden querer que cierta información se comparta (tal como la evidencia o los testimonios que proporcionan para usar en una causa legal), y que otra información sea confidencial (por ej. documentos de identidad o historia médica), lo cual requiere procesos de archivo sistemático de la información y registros.
  • Una gestión sólida de la documentación y los registros permite que los refugios cumplan con las obligaciones éticas hacia las mujeres que solicitan los servicios así como con los requisitos relacionados con la información reunida. Las prácticas de gestión sólidas generalmente implican:
    • Integrar principios de servicio importantes, tales como respeto, igualdad de género y empoderamiento en las prácticas diarias;
    • Gestionar las solicitudes de información sobre las mujeres de forma responsable y alineada con sus intereses;
    • Cumplir con la legislación relacionada con la privacidad y la información, que rige cómo guardar o no, usar y destruir los registros;
    • Guiar a la persona en cuanto a sus responsabilidades concernientes a la documentación y gestión de los registros;
    • Apoyar una eficaz planificación de la seguridad, planificación e implementación de los servicios así como supervisión del personal; y
    • Asistir a los órganos administrativos y rectores cuando son responsables por las acciones del personal.
  • Una gestión adecuada de los registros puede ayudar a aumentar la confianza de las mujeres en los servicios del refugio (por ejemplo, demostrando que su confidencialidad y decisiones son fundamentales), y puede alentar a las sobrevivientes a utilizar sus propios registros en el proceso de sobreponerse a sus experiencias de violencia, lo cual puede ayudar a promover los intereses, necesidades y autodeterminación de las mujeres.

Consideraciones generales

  • La documentación y gestión de registros se refiere al proceso de recolectar, documentar, organizar, retener, usar, compartir y destruir información escrita acerca de las mujeres que utilizan los servicios y proporcionada por ellas.
  • Los sistemas de gestión de registros deben:
    • Asegurar que el contenido y el uso de los registros mantenga la confidencialidad de la información personal.
    • Basar el alcance de la información a recolectar y usar en las necesidades e intereses de las mujeres y niñas en el refugio.
    • Estar informados por la legislación sobre privacidad relevante a nivel loca para poder cubrir todos los requisitos de rendición de cuentas de la organización.
  • Recolectar solo información absolutamente necesaria para planificar, apoyar o brindar eficazmente el servicio específico solicitado, que debe usarse para:
    • Determinar si una mujer está segura e identificar sus necesidades de seguridad
    • Determinar su elegibilidad para los servicios (tales como prestaciones sociales/asistencia alimentaria, cuidados infantiles gratuitos, vivienda subsidiada o atención médica, etc.).
    • Determinar si el proceso legal está en marcha o se espera que lo haya.
    • Determinar la relevancia de los servicios con base en el interés de una mujer y sus necesidades expresadas en ese momento.
    • Asistir en el desarrollo de un plan de servicios que tenga en cuenta las necesidades específicas.
    • Documentar cuándo y cómo se prestan servicios a la mujer.
    • Recolectar datos e información para ayudar a comprender la eficacia y el impacto de los servicios (Monitoreo y Evaluación).
  • Hacer posible que el personal revise la eficacia de los servicios prestados, y responder en consecuencia recolectando y analizando información sobre las actividades y servicios de:
    • Procesos y formularios de tamizaje.
    • Formularios y herramientas de evaluación.
    • Documentos de planificación de los servicios y de seguimiento.
    • Planes para la transición a la salida del refugio.
  • Establecer límites sobre cómo se recabará, usará y retendrá la información (a menos que la usuaria posteriormente consienta en usar la información para otros propósitos).
  • El proceso de gestión de documentación y registros debe:
    • Asegurar que, antes de documentar cualquier información, se expliquen a las mujeres y las niñas las excepciones de la confidencialidad de la información.
    • Ofrecer a las mujeres una explicación sobre la información que necesitan para que ellas den su consentimiento con conocimiento de causa, incluidos todos los beneficios y riesgos que implica compartir su información personal.
    • Contemplar compartir la información sobre los servicios prestados a mujeres y niñas.
  • Las organizaciones deben tener una política escrita acerca de la retención y descarte de los registros, que puede ayudar a comunicar claramente al personal y las mujeres usuarias de los servicios sobre las razones y el período que los registros serán mantenidos. La política debe formularse teniendo en cuenta los siguiente:
    • Los proveedores de servicios deben poder justificar el período de tiempo que se mantendrán los registros. La información se debe guardar el tiempo suficiente para cubrir las necesidades de las mujeres (por ej. cubrir el plazo de prescripción o plazo dentro del cual una mujer puede interponer una demanda, aún después de dejar el refugio), pero no por más tiempo.
    • Los refugios pueden optar por retener los registros durante varios años para facilitar a las mujeres su información personal cuando pueda ser de utilidad en el futuro (es decir, para recordar/procesar detalles de su experiencia física, emocional o terapéutica o para usarla en la causa legal).
    • Las decisiones sobre el plazo de retención de los registros pueden estar determinadas y fundamentadas por las limitaciones de espacio y financieras para proporcionar almacenamiento seguro, las prácticas aceptadas en esta área o por el acuerdo de cada usuaria beneficiaria del programa.
    • Asegurar que toda la información esté disponible a su solicitud de la sobreviviente.

(Records Management, Ruebsaat, 2006)

Ejemplo ilustrativo:

El Consejo de Albergues para Mujeres de Alberta, como parte de su iniciativa de Marcos prácticos para el cambio, invirtió en mejorar su sistema de recolección estandarizada de datos para monitorear el uso de sus servicios con el programa informático Outcome Tracker. El sistema crea un número de identificación confidencial único, el cual permite a cada refugio y el Consejo de Alberta, en nombre de los refugios, saber cuántas mujeres acceden a los centros, las características de esas mujeres y qué servicios recibieron (abarca múltiples estadías y otros programas conexos), lo cual pone en relieve la importancia y eficacia de los servicios de refugio para mujeres con diferentes antecedentes y necesidades. 

El personal del refugio solo recaba información si la mujer da su consentimiento, que incluye datos relacionados con:

  • Características demográficas (género, fecha de nacimiento, orígenes étnicos, fecha de ingreso, idioma de preferencia, referencias, tipo de violencia sufrida que justifica su visita al refugio, etc.)
  • Historia clínica (problemas identificados y estado del tratamiento)
  • Hijos(as) o hermanos(as) e historia clínica de cada uno
  • Problemas de adicción/consumo de sustancias
  • Información de salida (incluida la naturaleza de la salida y los servicios prestados/utilizados)

Aunque el sistema ha sido beneficioso para los refugios, la iniciativa puso en relieve la importancia de capacitar y asignar personal especializado y recursos financieros para implementar procesos de recolección exhaustiva de datos. Véanse más detalles en el Estudio de Caso completo sobre la iniciativa: http://www.endvawnow.org/uploads/browser/files/shelter_canada_case_study_acws_sp.pdf

Fuente: Irene Hoffart para el Consejo de Albergues para Mujeres de Alberta. 2011. “Practical Frameworks for Change – Supporting Women and Children in Alberta Emergency Shelters” (Marcos prácticos para el cambio- Apoyo a las mujeres y niños en los refugios de emergencia de Alberta). Consejo de Albergues para Mujeres de Alberta. Alberta.