Ce qu’il faut inclure dans un budget

1. Dépenses prévues

• Personnel, à savoir toute personne rémunérée pour travailler dans la campagne.  On peut distinguer entre les coûts directs (salaires) et indirects (par exemple les impôts et les assurances payés pour le personnel).
• Immobilisations, à savoir le matériel acheté en vue de son emploi à long terme dans la campagne, par exemple les dispositifs électroniques tels que caméscopes et téléphones. Pour assurer des redditions de comptes appropriées, il y a lieu de dresser un inventaire, et de le mettre à jour périodiquement, à savoir une liste indiquant en détail tout le matériel, le lieu où il se trouve et l’usage auquel il est destiné. Il conviendra aussi d’établir des accords écrits pour décider de l’organisation qui conservera la propriété du matériel une fois la campagne achevée.
• Coûts de fonctionnement, à savoir les coûts directement liés à l’exécution de la campagne autres que les coûts de personnel et les immobilisations. Il s’agit ici par exemple des frais d’impression des matériels de la campagne, de la location de panneaux d’affichage, des redevances de temps d’antenne et des frais de transports pour un groupe de théâtre de la rue itinérant.
• Administration, à savoir les dépenses au jour le jour liées à la gestion de la campagne (par exemple, loyer des bureaux, électricité, articles de papeterie, frais de téléphone)
• En outre, on pourra indiquer en détail dans une rubrique distincte les contrats de sous-traitance, par exemple pour un bureau de graphisme pour concevoir les affiches de la campagne ou pour un consultant chargé de rédiger un rapport de recherche.

À noter : Chaque catégorie de coûts doit être aussi détaillée qu’il le faut pour autoriser un suivi exact des dépenses. Par exemple, à la rubrique « Personnel », on indiquera séparément chaque fonction distincte; à la rubrique « Immobilisations », on réservera à chaque article ou type de matériel un poste budgétaire distinct (tel que « 2 imprimantes »).

2. Recettes escomptées

• Subventions de bailleurs de fonds institutionnels (par bailleur de fonds)
• Dons accordés par des entreprises, organismes caritatifs locaux, Églises, réseaux professionnels et autres organisations qui ne sont pas des bailleurs de fonds institutionnels
• Dons accordés par des individus
• Abonnements ou cotisations de membres
• Produit de la vente d’articles de la campagne et d’autres activités génératrices de revenus
• Autres recettes

Si certaines recettes sont mobilisées en vue d’un emploi spécifique (par exemple auprès d’un bailleur de fonds qui couvre les frais de la participation à une conférence internationale), on distinguera entre ces subventions « réservées » ou « finalisées » et les subventions « sans restrictions » qui sont des fonds qui peuvent être employés pour d’autres aspects de la campagne (tels que l’administration générale, la dotation en personnel, etc.).

3. Recettes et dépenses effectives

Il arrive souvent que les dépenses effectives soient supérieures, ou inférieures, aux dépenses prévues ou que les recettes projetées ne se matérialisent pas toutes, et que les recettes effectives ne soient pas suffisantes pour exécuter la stratégie de la campagne. Il est utile d’exercer un suivi des sommes effectivement mobilisées et dépensées pour les comparer aux projections. Ceci permet de déterminer s’il y a lieu d’effectuer des ajustements à la mobilisation et à l’allocation des ressources au cours du déroulement de la campagne.

À noter : Il est généralement déconseillé de modifier le budget trop souvent durant la campagne; cela pose en effet la question de savoir si la phase de planification a été bien menée et jette des doutes sur la qualité du processus d’estimation des ressources escomptées. Toutefois, certains facteurs (tant internes qu’externes) peuvent exiger l’apport d’amendements au budget, en particulier pour les campagnes de longue durée, où il se peut qu’un bailleur de fonds ayant promis sa contribution se retire, ou que le coût des activités de communication ait été sous-estimé, ou qu’il se produit des changements de nature administrative, tels que le départ de membres du personnel ou une augmentation imprévue du loyer des bureaux, etc. Il convient de réexaminer le budget tous les six mois et d’y apporter des changements s’il y a lieu, de manière à ce qu’il continue de fournir des prévisions réalistes des recettes et des dépenses.