Établissement d’un budget

Dernière modification: January 03, 2012

Ce contenu est disponible dans

Les options
Les options

Une façon habituelle d’établir un budget consiste à présenter les différents types de dépenses (catégories de coûts) et de recettes (fonds disponibles ou devant être mobilisés) au moyen d’un simple tableur (tel que Microsoft Excel). Pour les campagnes de grande envergure, ou celles où les bailleurs de fonds ont des exigences spécifiques, il peut falloir adopter une présentation plus complexe avec plusieurs feuilles de tableur interreliées.

Ce qu’il faut inclure dans un budget

1. Dépenses prévues

  • Personnel, à savoir toute personne rémunérée pour travailler dans la campagne.  On peut distinguer entre les coûts directs (salaires) et indirects (par exemple les impôts et les assurances payés pour le personnel).
  • Immobilisations, à savoir le matériel acheté en vue de son emploi à long terme dans la campagne, par exemple les dispositifs électroniques tels que caméscopes et téléphones. Pour assurer des redditions de comptes appropriées, il y a lieu de dresser un inventaire, et de le mettre à jour périodiquement, à savoir une liste indiquant en détail tout le matériel, le lieu où il se trouve et l’usage auquel il est destiné. Il conviendra aussi d’établir des accords écrits pour décider de l’organisation qui conservera la propriété du matériel une fois la campagne achevée.
  • Coûts de fonctionnement, à savoir les coûts directement liés à l’exécution de la campagne autres que les coûts de personnel et les immobilisations. Il s’agit ici par exemple des frais d’impression des matériels de la campagne, de la location de panneaux d’affichage, des redevances de temps d’antenne et des frais de transports pour un groupe de théâtre de la rue itinérant.
  • Administration, à savoir les dépenses au jour le jour liées à la gestion de la campagne (par exemple, loyer des bureaux, électricité, articles de papeterie, frais de téléphone)
  • En outre, on pourra indiquer en détail dans une rubrique distincte les contrats de sous-traitance, par exemple pour un bureau de graphisme pour concevoir les affiches de la campagne ou pour un consultant chargé de rédiger un rapport de recherche.

À noter : Chaque catégorie de coûts doit être aussi détaillée qu’il le faut pour autoriser un suivi exact des dépenses. Par exemple, à la rubrique « Personnel », on indiquera séparément chaque fonction distincte; à la rubrique « Immobilisations », on réservera à chaque article ou type de matériel un poste budgétaire distinct (tel que « 2 imprimantes »).

2. Recettes escomptées

  • Subventions de bailleurs de fonds institutionnels (par bailleur de fonds)
  • Dons accordés par des entreprises, organismes caritatifs locaux, Églises, réseaux professionnels et autres organisations qui ne sont pas des bailleurs de fonds institutionnels
  • Dons accordés par des individus
  • Abonnements ou cotisations de membres
  • Produit de la vente d’articles de la campagne et d’autres activités génératrices de revenus
  • Autres recettes

Si certaines recettes sont mobilisées en vue d’un emploi spécifique (par exemple auprès d’un bailleur de fonds qui couvre les frais de la participation à une conférence internationale), on distinguera entre ces subventions « réservées » ou « finalisées » et les subventions « sans restrictions » qui sont des fonds qui peuvent être employés pour d’autres aspects de la campagne (tels que l’administration générale, la dotation en personnel, etc.).

3. Recettes et dépenses effectives

Il arrive souvent que les dépenses effectives soient supérieures, ou inférieures, aux dépenses prévues ou que les recettes projetées ne se matérialisent pas toutes, et que les recettes effectives ne soient pas suffisantes pour exécuter la stratégie de la campagne. Il est utile d’exercer un suivi des sommes effectivement mobilisées et dépensées pour les comparer aux projections. Ceci permet de déterminer s’il y a lieu d’effectuer des ajustements à la mobilisation et à l’allocation des ressources au cours du déroulement de la campagne.

À noter : Il est généralement déconseillé de modifier le budget trop souvent durant la campagne; cela pose en effet la question de savoir si la phase de planification a été bien menée et jette des doutes sur la qualité du processus d’estimation des ressources escomptées. Toutefois, certains facteurs (tant internes qu’externes) peuvent exiger l’apport d’amendements au budget, en particulier pour les campagnes de longue durée, où il se peut qu’un bailleur de fonds ayant promis sa contribution se retire, ou que le coût des activités de communication ait été sous-estimé, ou qu’il se produit des changements de nature administrative, tels que le départ de membres du personnel ou une augmentation imprévue du loyer des bureaux, etc. Il convient de réexaminer le budget tous les six mois et d’y apporter des changements s’il y a lieu, de manière à ce qu’il continue de fournir des prévisions réalistes des recettes et des dépenses.

Points importants à noter lors de l’établissement du budget:

  • Dans les campagnes complexes et de grande envergure, il est conseillé d’établir une feuille de budget distincte pour chaque groupe d’activités, par exemple : i) recherche formative, ii) coûts de production des annonces d’intérêt public, iii) coûts de radiodiffusion des annonces d’intérêt public, iv) production de matériels imprimés, v) conception et maintenance du site Web de la campagne, vi) activités de mobilisation de fonds, et ainsi que suite, chaque feuille indiquant les différentes catégories de coûts et les recettes spécifiques des activités. Ces sous-budgets doivent être réunis en une feuille récapitulative indiquant les recettes et les dépenses de l’ensemble de la campagne.
  • Pour assurer un suivi financier efficace, on présentera le budget en phases successives. Par exemple, pour une campagne de 4 ans [English says 2 years here, but mentions 3rd and 4th years below – MC], on pourra indiquer dans des colonnes supplémentaires du tableur les dépenses par semestre pour les 1ère, 2e, 3e et années respectivement. Pour assurer une bonne gestion financière, les budgets doivent être réexaminés périodiquement et des ajustements doivent y être apportés promptement s’il s’est produit des changements majeurs, tels qu’une modification des activités de la campagne ou une réduction inattendue des recettes escomptées.
  • Toutes les révisions budgétaires doivent faire l’objet d’une approbation officielle de l’équipe de la campagne, et communiquées à toutes les parties prenantes appropriées. Il est indispensable, pour éviter la confusion et les erreurs de gestion financière, d’indiquer la date d’approbation sur les tableaux budgétaires et de porter la mention PROJET sur les budgets qui n’ont pas encore été approuvés.

EXEMPLE DE PRÉSENTATION DE budget

Budget de la campagne XYZ

Budget Version X, approuvé le [date]

DÉPENSES

Poste

Coût unitaire

Nombre d’unités

Coût total

Année 1

Année 2

  1. A.      Personnel

 

 

 

 

 

A.1 Directeur/directrice de campagne

…/mois

 

 

 

 

A.2 Coordinateur/coordinatrice des communications

 

 

 

 

 

A.3 Consultant chargé de l’évaluation

Somme forfaitaire

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B. Immobilisations

 

 

 

 

 

B.1 Caméscope

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C. Frais de fonctionnement

 

 

 

 

 

C.1 Frais d’impression des affiches

 

 

 

 

 

C.2 Frais de déplacement

 

 

 

 

 

C.3 Frais de location des locaux pour les événements

 

 

 

 

 

C.4 Temps d’antenne radio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D. Frais administratifs

 

 

 

 

 

D.1 Location des bureaux

…/mois

 

 

 

 

D.2 Téléphone et internet

…/mois

 

 

 

 

D.3 …

 

 

 

 

 

REVENUS

Source des revenus

Total

Année 1

Année 2

Apports propres (cotisations des membres …)

 

 

 

Don du bailleur de fonds A

 

 

 

Don du bailleur de fonds B

 

 

 

Contribution communautaire

 

 

 

Dons individuels